Datenschutzerklärung — Talent-Pool
1. Verantwortlicher
Pappelallee 78/79, 10437 Berlin, Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführung
Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 283601 B
E-Mail: freelance@pea-global.com
Unsere:n Datenschutzbeauftragte:n erreichen Sie über die vorgenannte Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz".
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wenn Sie sich über unser Online-Formular in unseren Talent-Pool aufnehmen lassen, verarbeiten wir:
- Stammdaten/Identität: Anrede/Titel (optional), Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit.
- Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Land, Ort; optional LinkedIn/GitHub/Website.
- Eignungsdaten: EU-Bürgerschaft, Länder mit Arbeitserlaubnis, Angabe zu offener Sicherheitsüberprüfung, Freelancer-Status.
- Berufliche Daten & Konditionen: Rolle(n), Verfügbarkeit, Kapazität, Tagessatz.
- Bei Gesellschaften: Firmenname, Rechtsform, Firmen-Website.
- Lebenslauf: die von Ihnen hochgeladene Datei wird als Originaldokument gespeichert und zur Aufnahme in den Talent-Pool automatisiert ausgelesen (siehe Ziffer 4.2).
- Einwilligungs- & Nachweisdaten: erteilte Zustimmungen samt Fassung, Zeitpunkt und technische Protokolldaten (IP, Zeitstempel) zur Missbrauchsabwehr.
Zugriffsprotokoll dieser Website. Beim Aufruf unserer Seiten protokolliert unser Server Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browserkennung und die gekürzte IP-Adresse (das letzte Adressteil wird vor dem Speichern entfernt, sodass keine Zuordnung zu einer Person mehr möglich ist). Zweck ist ausschließlich der sichere Betrieb — insbesondere die Frage, ob eine abgeschickte Bewerbung uns technisch erreicht hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Protokolle werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht und nicht mit Ihrem Profil zusammengeführt.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Aufnahme in den Talent-Pool, Kontaktaufnahme zu passenden Projektanfragen, Vorbereitung und Durchführung der Vermittlung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertrag) |
| Pool-Aufnahme, Weitergabe Ihres Profils an potenzielle Auftraggeber/Plattformen, Speicherung Ihres CV | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, jederzeit widerrufbar) |
| Betrieb, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Einwilligungsnachweis | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Erfüllung gesetzlicher (handels-/steuerrechtlicher) Pflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
Die als Pflicht gekennzeichneten Angaben sind für Pool-Aufnahme und Vermittlung erforderlich; ohne sie können wir Sie nicht vermitteln.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
4.1 Weitergabe im Rahmen der Vermittlung. Wir geben Ihr Profil (einschließlich Namen und, sofern hochgeladen, Lebenslauf) an potenzielle Auftraggeber und an genutzte Vermittlungsplattformen weiter — nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung („Profil-Weitergabe") und beschränkt auf das für die konkrete Anfrage Erforderliche.
4.2 Auslesung Ihres Lebenslaufs — keine Übermittlung an externe KI-Anbieter. Zur Aufnahme in unseren Talent-Pool wird Ihr Lebenslauf automatisiert ausgelesen, um berufliche Stationen, Zertifikate und Fachkenntnisse strukturiert in Ihrem Profil zu erfassen; dies geschieht ausschließlich mit einem von uns selbst betriebenen Sprachmodell auf unseren eigenen, bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehosteten Servern. Ihre Daten werden dabei nicht an externe KI-Anbieter übermittelt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; die Ergebnisse werden von unseren Recruitern geprüft, eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Auch darüber hinaus gilt: Zur Strukturierung von Profilinformationen setzen wir Software einschließlich KI-Modellen ein, die PEA auf eigener Infrastruktur betreibt. Es werden keine Profildaten an externe KI-Anbieter übermittelt. Vor einer solchen Verarbeitung werden Dokumente redigiert (Entfernung von Name und Kontaktdaten). Alle Ergebnisse werden durch Mitarbeitende geprüft (siehe Ziffer 6).
4.3 Eingesetzte Systeme / Auftragsverarbeiter. Alle Anbieter sind nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden; die Liste wird bei Änderungen aktualisiert und ist auf Anfrage aktuell erhältlich.
| Kategorie | Anbieter | Drittland |
|---|---|---|
| E-Mail, Dokumente, Kalender | Microsoft Office 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) | Nein — EU-Rechenzentren |
| Server-Hosting (Datenbank & interne Profilverarbeitung inkl. lokal betriebener KI) | Hetzner Online GmbH, Deutschland | Nein — Rechenzentren in Deutschland; AVV nach Art. 28 DSGVO |
5. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten, solange Sie im Pool geführt werden. Bleiben Sie länger als 12 Monate ohne Kontakt/Aktivität, prüfen wir die weitere Speicherung und fragen Ihren Verbleib an; andernfalls werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Das Zugriffsprotokoll unserer Website (Ziffer 2) wird davon unabhängig nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
6. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Unser System bewertet und empfiehlt lediglich; jede Entscheidung trifft ein Mensch.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Wenden Sie sich an freelance@pea-global.com. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu — für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI).
8. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Verarbeitungen ändern. Es gilt die zum Zeitpunkt Ihrer
Einwilligung angezeigte Fassung; die aktuelle Fassung ist unter /dokumente/datenschutz abrufbar.